プライバシーポリシー
totonosのサービス提供者（以下「当方」といいます。）は、「totonos」および関連するウェブサイト、お問い合わせ対応（以下「本サービス」といいます。）における個人情報等の取扱いについて、本ポリシーを定めます。
「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」等の用語は、個人情報保護法に従います。本ポリシーは、第三者が独自に運営する連携サービスの取扱いには適用されません。
1 取得する情報
当方は、利用する機能に応じて、次の情報を適法かつ適正な方法で取得します。
1. アカウント情報：氏名、メールアドレス、所属組織、役割、認証に必要な識別情報
2. 契約・請求情報：契約プラン、請求先、支払状況、取引履歴、決済処理に必要な情報
3. 利用者データ：OCRの処理対象となる文書・画像・PDF等、その文字認識結果・抽出データ、ワークフローの設定・入力・出力・実行履歴、およびこれらに含まれる個人情報
4. お問い合わせ情報：連絡先、問い合わせ内容、対応履歴
5. 利用・技術情報：IPアドレス、アクセス日時、端末・OS・ブラウザ情報、操作・エラー・セキュリティログ、Cookie等の識別情報
6. 連携情報：利用者が連携を許可した外部サービスから、許可した権限の範囲で取得する情報
必須情報を提供いただけない場合、必要な機能を利用できないことがあります。第三者の個人情報を登録する場合、利用者は、適法な取扱いに必要な措置を行ってください。
2 利用目的
当方は、取得した情報を次の目的に必要な範囲で利用します。
1. 登録受付、本人認証、アカウントと権限の管理
2. 文書・画像等の文字認識、データ抽出、ワークフローの実行、処理結果の保存・表示など、利用者の指示に基づく機能提供
3. 契約管理、料金計算、請求、決済および会計処理
4. お問い合わせ対応と利用支援
5. 保守、障害調査、復旧、セキュリティ確保および不正利用の防止
6. 機能の利用状況と技術情報の分析による、品質・使いやすさの改善
7. 契約、サービス変更、障害その他必要なお知らせの送付
8. 法令上の義務の履行、権利の保護および紛争対応
営業案内やメールマガジンを配信する場合は、配信内容と利用する情報を明示し、法令に従って必要な同意を取得し、配信停止の方法を用意します。
利用目的を変更する場合は、法令で認められる範囲で行い、変更内容を通知または公表します。それを超える目的で利用する場合は、必要な同意を取得します。
3 契約者から預かる個人データ
当方は、契約者が本サービスに登録する顧客、従業員その他第三者の個人データについて、契約者から取扱いを委託される場合、サービス提供と契約者の適法な指示に必要な範囲で処理します。これらのデータを、当方独自の営業・広告のために利用しません。
組織で利用する場合、管理者が設定された権限に応じて、所属利用者の登録情報、操作履歴および組織内の利用者データを閲覧・管理することがあります。組織内の管理方針は、所属組織にお問い合わせください。
当方は、本サービスの利用状況から、個人および契約者を識別できない集計情報を作成して品質改善に利用することがあります。氏名等を削除しただけで、個人を識別できる情報まで自由に利用する趣旨ではありません。
4 第三者提供
当方は、法令に基づく場合その他法令上認められる場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。
利用者が外部サービスへの送信・共有を指示する場合は、送信先、送信する情報および目的を確認できるよう案内し、その指示の範囲で処理します。第三者提供に同意が必要な場合は、別途必要な同意を取得します。
当方は、法令に従って、第三者提供に必要な確認と記録を行います。
5 委託と事業承継
当方は、クラウド基盤、決済、認証、メール送信、サポートその他サービス提供に必要な業務を委託し、利用目的の達成に必要な範囲で個人データを取り扱わせることがあります。委託先を適切に選定し、秘密保持、安全管理および目的外利用の制限を定め、必要な監督を行います。
合併その他の事業承継に伴い個人データを移転する場合は、法令に従って取り扱い、承継前の利用目的の範囲で利用します。
6 国外での保存と処理
個人データを国外で保存・処理し、または外国にある第三者へ提供する場合、当方は、処理の実態と提供先に応じて、個人情報保護法上必要な措置を行います。外国の制度等の把握、委託先の監督、必要な情報提供・同意取得、または相当する措置の継続的な確保など、適用される要件に対応します。
AI機能には米国または欧州の企業が提供するAIサービスを利用し、中国系AIサービスは利用しません。利用者データをAIモデルの学習に利用せず、外部AIサービスでも学習利用を無効化する設定または学習利用を行わない契約条件を適用します。学習利用の停止は、入力・出力・ログ等が一切保存されないことを意味しません。
外部AIサービスおよび処理を中継するツールの提供者、送信情報と目的、保存・処理国、保存期間と削除条件は、対象機能の利用前に案内します。保存・処理国は提供企業の所在国とは別に確認します。
本ポリシーへの同意だけで、必要な個別説明や外国への第三者提供への同意を代替するものではありません。
7 Cookieと外部送信
当方がCookie等を用いる場合、その目的は、ログイン状態の維持、設定保存、セキュリティ確保および利用状況の把握などです。
利用者はブラウザの設定でCookieを制限できますが、認証等の機能が利用できなくなる場合があります。任意の分析・広告用Cookie等については、法令および採用する運用方針に応じて同意・停止の仕組みを設けます。
8 安全管理
当方は、個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事故を防ぐため、取扱いの性質とリスクに応じた安全管理措置を行います。担当者とアクセス権限の管理、従業者の教育、委託先の監督、不正アクセス対策、機器・記録媒体の管理、保存・処理を行う外国の制度等の把握を含みます。
具体的な措置に関するお問い合わせは、第11項の窓口で受け付けます。セキュリティを害するおそれがある情報等を除き、法令に従ってご案内します。
漏えい等が発生した場合、状況の把握、被害拡大の防止、原因調査と再発防止を行い、法令に基づく報告および本人への通知を行います。
9 保存期間と削除
当方は、利用目的に必要な期間、または法令で必要な期間に限り情報を保存し、その期間を終了した情報を削除その他適切な方法で処理します。
- 原本、読み取り内容および出力ファイル：原本のアップロードから24時間後に閲覧・利用できなくなり、順次削除されます。読み取り内容・出力ファイルについても、生成時ではなく、その処理に使用した原本のアップロード時を起算点とします。
- 上記のデータのバックアップ・複製：当方が管理する保存領域から順次削除します。保存基盤の仕様により、物理削除にはさらに数日かかる場合があります。物理削除の完了時期は保存基盤によって異なります。
- 契約・請求記録：適用される法令に基づく期間
24時間後の閲覧・利用停止は、当方が管理する原本・読み取り内容・出力ファイルとその複製に適用します。外部AIサービスおよび処理を中継するツールが保管する情報は、第6項の提供者別の保存期間と削除条件に従い、この取扱いと異なる場合があります。
顧客・契約・請求の記録、アカウント情報、設定、お問い合わせ履歴、元の帳票情報を含まない学習ルールおよび原本・読み取り内容・出力の内容を含まない操作記録等には、それぞれ別の保存期間を適用します。ログ等に原本・読み取り内容・出力の内容を保存する場合は、その内容にも上記の閲覧・利用停止と順次削除の取扱いを適用します。法令上保存が必要な情報は、必要な範囲と期間に限って保存します。
10 開示等の請求
本人は、当方が保有する個人データについて、法令に定められる範囲で、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示を請求できます。
当方は、本人または正当な代理人であることを確認したうえで、法令に従って対応します。対応できない場合は、その理由をご案内します。手数料を徴収する場合は、対象、金額および支払方法を事前にご案内します。
契約者から処理を委託されたデータについての請求は、契約者との連携が必要な場合があります。その場合も、当方が法令上負う義務に従って対応します。
11 お問い合わせと苦情
個人情報の取扱い、開示等の請求、安全管理措置または苦情に関するお問い合わせは、次の窓口で受け付けます。保有個人データに関する事業者の氏名または名称および住所等、法令上本人の知り得る状態に置く必要がある事項については、本人の求めに応じて遅滞なく回答します。
- 担当窓口：Totonos お問い合わせ
- 連絡先：サービスサイトのお問い合わせフォーム
12 ポリシーの変更
当方は、法令や取扱いの変更に応じて本ポリシーを改定し、変更内容と適用日をウェブサイトまたは本サービスで案内します。重要な変更は、適切な方法で事前に通知します。法令上本人の同意が必要な変更については、必要な同意を取得します。